Kassennachschau ab dem 1. Januar 2018

Neue Regelung zum 1. Januar 2018

Seit dem 1. Januar 2018 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, ohne vorherige Anmeldung und außerhalb einer regulären Außenprüfung eine Kassenachsschau gemäß § 146b AO bei bargeldintensiven Betrieben durchzuführen. Allerdings gibt es aktuell nur wenige Informationen über den Ablauf einer Kassennachschau, die über den Gesetzestext und die Gesetzesmaterialien hinausgehen.

Es gibt viele Gründe für die Finanzverwaltung, eine Kassennachschau durchzuführen. Darunter zum Beispiel Kontrollmitteilungen, Branchenerfahrungen oder auch Testkäufe mit auffälligen Rechnungen. Schwerpunkt bilden hierbei bargeldintensive Branchen, wie zum Beispiel Friseure, Gastronomie oder Apotheken. Das gilt auch für Betriebe, die eine offene Ladenkasse verwenden oder Kassen ohne Aufzeichnungsgeräte führen.

Inhaber eines bargeldintensiven Betriebs müssen jederzeit damit rechnen, dass ein Prüfer vor der Kassennachschau verdeckte Testkäufe durchführt, um sich einen Überblick über die Kassenführung zu verschaffen. Die daraus resultierenden Belege und deren Verarbeitung sind Gegenstand der Prüfung.

Ablauf einer Kassennachschau

Während der üblichen Geschäftszeiten des Betriebs dürfen die Prüfer die Geschäftsräume aufsuchen. Für die Gastronomie bedeutet das zum Beispiel auch abends. Normalerweise lässt sich der Prüfer das Kassensystem zeigen und verlangt einen Kassensturz. Des Weiteren wird er Einsicht in die Dokumentationsunterlagen verlangen. Der Prüfer darf jedoch nicht die Geschäftsräume durchsuchen.

Folgende Punkte müssen bei einer Kassennachschau beachtet werden:
Ausweispflicht

Der Prüfer muss sich ausweisen. Da ein Missbrauch der Kassennachschau von Verbrechern nicht ausgeschlossen werden kann, ist es wichtig, den Ausweis des vermeintlichen Prüfers genau zu prüfen.

Vorbereitung

Auch wenn eine Kassennachschau unangemeldet erfolgt, können sich die Gewerbetreibenden darauf vorbereiten. Um das Zählen der Kasse zu erleichtern, sollten die Inhaber Geldbehältnisse besorgen, in denen Scheine getrennt von einander aufbewahrt werden. Münzen werden idealerweise in sogenannten Zählbrettern aufbewahrt.

Dokumentation

Die Dokumentation der Kassenabstimmung muss täglich erfolgen. Dies geschieht mit Hilfe von Zählprotokollen. Wer die Kasse täglich abstimmt, hat die geforderten Protokolle vorliegen. Für eine schnelle Abwicklung der Kassennachschau ist es vorteilhaft, dem Prüfer Muster der Zählprotokolle zur Verfügung zu stellen.

Mitwirkung

Um eine Kassennachschau zu beschleunigen, sollten Gewerbetreibende den Prüfer unterstützen. Durch die Vorlage des Kassenbuches mit dem aktuellen Kassenstand bzw. dem Kassenstand des Vortags, erleichtert man dem Prüfer den Ablauf. Dem Prüfer wird das in der Kasse vorhandene Geld vorgezählt, das Zählprotokoll wird gemeinsam mit dem Prüfer ausgefüllt. Idealerweise gibt es keine Differenz. Es ist kein Verstoß gegen die tägliche Aufzeichnungspflicht, wenn die aktuellen Tagesbelege noch nicht im Kassenbuch eingetragen sind. Der Prüfer fasst das Ergebnis der Kassennachschau zusammen und unterrichtet den Unternehmer darüber. Ergibt die Kassennachschau schwerwiegende Mängel bei der Kassenführung, leitet der Prüfer zu einer Außenprüfung über, auf die er schriftlich hinweisen muss.

Zeitpunkt der Prüfung

Es ist nicht gesetzlich geregelt, ob eine Prüfung sofort, also auch während der Hauptgeschäftszeit oder bei hohem Kundenandrang, stattfinden muss. Mit dieser Frage hat sich auch die Finanzverwaltung offenbar noch nicht näher befasst.

Erfahrungen

Bis Erfahrungswerte vorliegen, wird die Kassennachschau alle Beteiligten intensiv beschäftigen. Auch die Steuerberater sind angehalten, die positiven und negativen Erfahrungen auszutauschen und so zur Schaffung von Regeln und Ablaufbeschreibungen beizutragen. Seitens der Finanzverwaltung wird dazu in näherer Zeit voraussichtlich nichts kommen.