Aufbewahrungspflichten

Aufbewahrungsfristen zum 31. Dezember 2017

Selbständige, Gewerbetreibende sowie Unternehmer, die der Bilanzierungspflicht unterliegen, müssen alle elektronisch übermittelten Dokumente, die Geschäftskorrespondenz sowie Jahresabschlüsse und Lageberichte, Bücher, Bilanzen und Inventare mindestens sechs beziehungsweise zehn Jahre aufbewahren. Geregelt sind die Aufbewahrungsfristen
in § 257 Abs. 4 HGB und § 147 AO sowie § 14b UStG. Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Bilanzen, Buchungsbelege und Inventare liegt bei zehn Jahren – für Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente gilt eine Frist von sechs Jahren. Jeweils mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in den jeweiligen Büchern gemacht wurde bzw. die letzte Geschäftskorrespondenz erfolgt ist, beginnt die Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 4 AO).
Dies gilt gleichermaßen für elektronisch archivierte Dokumente sowie Belege und Korrespondenz.

Ebenso gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Während des kompletten Aufbewahrungszeitraums muss ein Zugriff auf diese Daten möglich sein. Besonders bei einem Wechsel des EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die Daten in das neue System übertragen werden beziehungsweise ein Zugriff jederzeit möglich ist.

Alle Unterlagen – außer den Jahresabschlüssen und Bilanzen – dürfen auch auf einem Bild- oder Datenträger aufbewahrt werden, sofern dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Es muss außerdem sichergestellt werden, dass die Wiedergabe der Unterlagen mit dem Original übereinstimmt.

Was darf zum 31. Dezember 2017 vernichtet werden?

Zum Stichtag 31. Dezember 2017 dürfen sämtliche Buchungsbelege, Bilanzen, Inventare und Handelsbücher aus dem Jahr 2007 vernichtet werden, wenn in darin die letzte Eintragung aus dem Jahr 2007 stammt. Ebenso darf Korrespondenz, die im Jahr 2011 erfolgt ist und andere aufbewahrungspflichtige Dokumente aus dem Jahr 2011,  zum 31. Dezember 2017 vernichtet werde. Ausnahme bilden allerdings Dokumente, die für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind, da zum Beispiel die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Lieferscheine

Für Lieferscheine gilt eine besondere Regelung. Diese müssen seit dem Jahr 2017 grundsätzlich nicht mehr aufbewahrt werden. Für Lieferscheine, die einen Bestandteil einer Rechnung darstellen oder für Buchungszwecke verwendet werden, gilt diese Regelung nicht. Diese müssen –  wie andere Buchungsbelege – zehn Jahre aufbewahrt werden.